La correspondance est un moyen de communication qui existe depuis très longtemps. Elle n’a pas cessé d’évoluer avec le temps, que ce soit dans les supports et les papiers utilisés, ou par les méthodes de son acheminement. Le papier à lettre est un support indispensable, car il comporte en lui même l’identité de l’expéditeur.
C’est pour cela qu’il y a une multitude de choix personnalisables selon le cas d’une correspondance personnelle ou professionnelle.
La personnalisation de votre papier à lettres est possible grâce à l’impression. Vous y trouverez tous les conseils pratiques qui vous aideront dans vos choix, et les informations relatives au papier à lettre.
Dans le monde de l’impression, il y a plusieurs types de papier à utiliser dans les machines d’impression. Les critères de choix avant impression et personnalisation de votre papier à lettre, reposent sur plusieurs facteurs dont :
- Le grammage du papier : Ce dernier existe du plus fin au plus épais
- Le type de papier : Il y a des gammes de papier qui vont du papier ordinaire au papier de luxe.
Le papier à lettre est un support indispensable pour assurer une correspondance régulière avec ses clients et partenaires.
Le choix du papier pour une lettre
Le choix du papier dépend avant tout de la taille, mais aussi de la destination du courrier, que ce soit pour un usage commercial ou personnel. En effet, le format et les dimensions sont des éléments à prendre en compte lors de l’achat d’une carte professionnelle. Il existe plusieurs formats adaptés à chaque utilisation : A4, A5, B5, B6, C5… Les formats A3, B4, C6 et DL sont les plus utilisés pour une correspondance personnelle.
Pour une lettre commerciale, il est possible d’utiliser du papier à en-tête de qualité supérieure ou du papier couché brillant avec un grammage compris entre 70 et 90 g/m2. Le papier couché est idéal pour les courriers administratifs et professionnels. Pour une correspondance personnelle de petite taille, le choix se portera sur un papier à lettre standard de 80 g/m2 au minimum. Ce format est parfait pour une lettre à envoyer par la poste. Pour les enveloppes, il vaut mieux choisir un papier plus épais de 160 g/m2 au minimum afin d’avoir une bonne résistance et un bon rendu.
Le choix du papier en fonction de son utilisation
Il est également essentiel de tenir compte de l’utilisation du papier pour le choix de sa carte professionnelle ou d’un autre support administratif. En effet, les papiers à lettre sont classés selon leur utilisation. Les papiers à lettre de base, les papiers de correspondance, les papiers d’emballage et les enveloppes sont destinés pour la correspondance personnelle. Ils sont parfaits pour un usage domestique et ne nécessitent pas une grande qualité.
Pour une carte professionnelle ou un autre support administratif professionnel, le choix se portera sur du papier à en-tête de bonne qualité supérieure ou du papier couché brillant avec un grammage compris entre 70 et 90 g/m2 au minimum. Ce format est parfait pour une utilisation intensive. Il faut également tenir compte de son usage pour choisir le format des feuilles de timbres autocollants. Pour un usage professionnel, il est conseillé d’utiliser du papier à en-tête de 80 g/m2 minimum avec une qualité supérieure.
Le grammage et la qualité du papier
Les papiers à lettre sont classés selon leur grammage. Le grammage est un critère essentiel qui permet d’évaluer la finesse du papier à lettre et sa résistance au temps. Le grammage se mesure en grammes par mètre carré (g/m2).
Pour un usage domestique, le grammage est compris entre 60 et 90 g/m2, tandis qu’il est de 80 à 120 g/m2 pour un usage professionnel. Les papiers à en-tête sont généralement de grammage 80 g/m2 ou 90 g/m2. Il existe également des papiers d’enveloppe de 80 g/m2 minimum et des enveloppes avec du papier d’en-tête de 100 g/m2.
La qualité du papier est aussi un élément important à prendre en considération pour choisir son papier à en-tête. Pour les enveloppes et les enveloppes avec du papier de bonne qualité, il faut opter pour le grammage 90 g/m2 minimum. Les papiers d’enveloppes et enveloppes avec du grammage inférieur à 80 g/m2 sont destinés aux courriers personnels et administratifs.
L’usage du papier à en-tête
L’usage du papier à en-tête est très important, car il s’agit d’un moyen efficace pour se démarquer des autres. En effet, les papiers à lettre sont utilisés pour communiquer des informations importantes et officielles. Il existe de nombreuses utilisations possibles du papier à en-tête :
La carte de visite : elle est utilisée lors d’une rencontre ou d’une conférence. Le papier à en-tête permet de donner une bonne impression de la personne qui l’utilise.
Le papier à lettre : ce papier est utilisé pour envoyer des lettres personnelles. Le papier à en-tête sert à marquer les enveloppes, à y apposer un cachet ou une signature et à y ajouter le logo de l’entreprise. Il permet également d’écrire des notes et des messages personnels.
Les cartes postales : les cartes postales sont utilisées par plusieurs entreprises pour faire passer un message. Elles sont souvent utilisées comme support publicitaire ou promotionnel.
Les cartes professionnelles : elles sont utilisées par les entreprises pour communiquer avec leurs partenaires et leurs clients.
Le papier à en tête est également un outil très utile pour les particuliers, car ils l’utilisent pour faire leur correspondance personnelle.
Comment utiliser le papier à en-tête ?
L’usage du papier à en-tête est très facile, car il suffit de suivre quelques étapes simples. Pour commencer, il est important de choisir le type de papier à en-tête adapté aux besoins de votre entreprise. Vous trouverez facilement des modèles en ligne, qui sont proposés dans différentes tailles, formats et épaisseurs.
Il faut ensuite préparer le support avant de l’utiliser. Il est recommandé de bien le nettoyer et de l’humidifier avec un peu d’eau pour qu’il ne salisse pas les mains pendant la réalisation du travail. Pour cela, vous pouvez utiliser une solution d’alcool ou une brosse à vaisselle.
Après avoir préparé le papier , il ne vous reste plus qu’à le plier et à le glisser dans une enveloppe. Cette étape n’est pas nécessaire pour les papiers en rouleau.
Après avoir plié votre papier et l’avoir inséré dans l’enveloppe, il faudra écrire votre message dessus avec un stylo. Il est important que vous utilisiez un crayon ou un stylo noir pour éviter d’effacer le message sur le papier.
Vous devez ensuite coller votre papier en-tête sur le formulaire de correspondance ou sur une page de l’email.
Après la mise en place du papier, il ne vous reste plus qu’à envoyer le message et attendre la réponse. Si vous n’avez pas encore envoyé le message, vous pouvez également utiliser votre papier à en-tête pour l’envoyer par courrier électronique.
Il faut souligner que si votre entreprise est située en dehors du territoire français, il faudra peut-être utiliser d’autres types de papiers à en-tête comme les enveloppes, les cartes de visite et d’autres.
Les avantages d’utiliser un papier en-tête
Le papier en-tête présente plusieurs avantages, notamment pour votre entreprise. En effet, il permet de mettre en valeur le logo et la marque de votre entreprise. Vous pouvez également l’utiliser pour présenter vos services et vos produits. De plus , vous pouvez y écrire tous les détails concernant votre entreprise afin que le client puisse vous contacter facilement par la suite.
Par ailleurs, le papier en-tête permet aussi de donner une image professionnelle à votre entreprise. En effet, vous devez faire attention à ne pas trop exagérer et mettre trop d’éléments pour que cela ne se remarque pas. De plus, vous pouvez choisir la couleur de votre papier en fonction du message que vous souhaitez envoyer au client.
Enfin, il est important de savoir que les clients aiment beaucoup les papiers en-tête personnalisés car ils peuvent y trouver des informations qui leur sont utiles sur votre société.